Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders
In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de financiële verordening en andere afspraken met de raad aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. De bruto begrotingsonrechtmatieheden worden boven de rapporteringsgrens van 50k toegelicht in de verschillende programma's.
In deze paragraaf heeft het college beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde netto afwijkingen in de toekomst te voorkomen. De volgende tabel toont een cumulatief overzicht van de geconstateerde rechtmatigheidsfouten over 2023.
Evaluatie fouten in Rechtmatigheidsverantwoording (RMV)
Rechtmatigheidsverantwoording | RMV |
|---|---|
Begrotingscriterium | 1.364.354 |
3. Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of tijdig zijn gemeld; | 0 |
Begrotingsonrechtmatigbeden (bruto) | 1.411.354 |
4. Totaal van de begrotingsafwijkingen ( 1en2) waarvan raad heeft besloten dat ze acceptabel zijn conform de financiële verordening en besluitregel tijdigheid bij jaarrekening. | -1.411.354 |
Totaal begrotingsonrechtmatigheden(netto) | 0 |
Voorwaarden criterium | 349.404 |
Misbruik en Oneigenlijk gebruik criterium | 0 |
Totaal rechtmatigheidsfouten (bruto en voorwaarden) | 1.760.758 |
Verantwoordingsgrens vastgesteld door raad; | 1% |
Verantwoordingsgrens in euro | 985.000 |
Toelichting op overige afwijkingen:
In 2023 zijn bij het voorwaardencriterium rechtmatigheidsfouten boven de rapporteringsgrens van 95k (0.1% en afgerond op 5k naar beneden) geconstateerd.
De reguliere rechtmatigheidscontroles op inkoopdossiers zijn niet opgenomen in het normenkader en maken daarom geen onderdeel uit van de rechtmatigheidsverantwoording. Dit geldt niet voor dossiers die Europees zijn of hadden moeten worden aanbesteedt.
- Proces Aanbesteden: In het proces zijn voor € 349.404 aan rechtmatigheidsfouten geconstateerd door middel van de jaarlijkse uitgevoerde spendanalyse over de 48 maanden. Op deze posten heeft geen extrapolatie van de financiële fout plaatsgevonden omdat de fout is geïsoleerd.
Beschrijving fouten: Vanuit de spendanalyse zijn 3 dossiers onrechtmatig bevonden voor een totaalbedrag van € 349.404. Het gaat om de volgende leveranciers:
Leverancier onderdelen en onderhoud € 87.451
Leverancier software 1 € 131.817
Leverancier software 2 € 130.136
Oorzaak: De oorzaak van de fouten ligt bij opdrachten die niet Europees zijn aanbesteed maar wel de EU-drempel overschrijden. Met name IT-contracten worden doorlopend verlengd. Omdat de Gemeente Dalfsen inzet op zo min mogelijk inkoop onrechtmatigheid blijft de focus en uitdaging om het goed en zelfs beter te doen. Het proces is adequaat ingericht echter uit bestaan en de werking blijkt dat het contractmanagement nog niet optimaal functioneert.
Verbeterpunt: Om aanbestedingsfouten in de toekomst te voorkomen is het verbeteren van contractmanagement en borging van het inkoopproces noodzakelijk. Een groot aantal softwarepakketten wordt momenteel doorgelicht op verlenging of worden opnieuw in de markt gezet.